所有纸质流转文件统一装入塑料信封，可以重复回收使用，信封表面贴有NFC标签，处长办公室文件格、公司办批分文件格内均安装NFC读卡器，并且保证只有授权人员（通过发放NFC标签张贴到其手机背面）才可贴近感应打开相应文件格NFC感应锁。而且标签具有防水防潮处理。

在文件格数量上，可以根据公司部门数量，制作若干组（每个部门配置一组两格，待处理格与已处理格，并特别配置LED灯一盏），此外，公司办额外配置一组大型文件格（所有处室文件格各一），文档处配置归档文件格，每个文件格设置NFC触发开关门的感应电子锁，已处理格，并且具备无线上行通讯模块，当文件格内NFC标签发生变化时，相关消息通过上行模块通知应用层服务器。

当文件从SM系统产生后，纸质文件将经过文书收文-公司办批分-公司领导批示-部门阅办-文书归档，纸质文件信封将在各文件格流转，每次进入新的文件格将会信息自动上传至应用软件管理子系统进行数据处理；在公司办批分文件格处，设计为只有授权人员才可以取放的方式。最大限度的杜绝无关人员接触。